O município de Pancas em parceria com a EL Software, realizou o Seminário Prefeitura Sem Papel, que definiu a conclusão da implantação do programa de gestão digital de documentos e processos na prefeitura. O GPI tem como objetivo a transformação digital nos entes do governo e podemos dizer que hoje Pancas é #SemPapel. Apesar dos desafios, era necessário para os servidores e para a população geral a agilização e otimização dos processos da prefeitura, e a eficiência do sistema leva um novo ânimo para o município.
Solução GPI no governo sem papel:
- Desburocratizando e criando processos digitais. Gerenciando as demandas de forma online, com transparência, agilidade e eficiência para a gestão.
- Baseado no conceito de Enterprise Content Management – ECM (Gestão de Conteúdo Corporativo).
- Baseado também no conceito Business Process Management – BPM (Gestão de Processos de Negócio).
- Possibilita a padronização e definição de modelos de documentos.
- Segurança e autenticidade dos arquivos produzidos são atestados através de Certificação Digital ICP-Brasil.
- Validação do documento através da consulta pública com QR Code ou chave de acesso.
Toda mudança requer um grande esforço e novas atitudes, parabenizamos Pancas pela total colaboração na implementação do projeto.
Tempo recorde na entrega!
“ O desenho do projeto era realizar o primeiro processo licitatório em 6 meses, conseguimos em 53 dias, pronto para fazer a ordem de serviço.”
– Superintendente Geral de Pancas – Silmar Sutil
O que foi feito?
– Construção e implantação de modelos de gestão.
– Reestruturação institucional das atividades-meio.
– Mapeamento e a modelagem de processos de trabalho.
– Elaboração dos fluxogramas de negócio necessários.
– Documentação das etapas do trabalho.
– Manualização dos fluxogramas de forma a facilitar as rotinas de trabalho.
– Capacitação dos servidores para se utilizarem da nova metodologia administrativa.
O gerenciamento integrado de Documentos, Processos e Ouvidoria tem como objetivo a eliminação do uso do papel nos órgãos da administração pública e na relação com o cidadão, oferecendo transparência, agilidade e eficiência em sua gestão, desburocratizando, criando processos digitais e gerenciando as demandas de forma online. Resumidamente o ECM Digital permite indexar, pesquisar, recuperar e monitorar documentos digitais, além de gerir o ciclo de vida ao longo de sua existência, possibilitando a localização imediata, de maneira simples e prática, de um documento, ou parte deste, sempre que necessário.
A padronização das atividades são automatizadas através de fluxos, oferecendo o direcionamento das mesmas à participantes distintos, permitindo ainda o encaminhamento múltiplo de várias tarefas. Bibliotecas possibilitam a padronização e definição de modelos de documentos utilizados, disponibilizando a emissão e guarda via sistema, garantindo também que somente pessoas autorizadas tenham acesso aos mesmos.
Segurança e autenticidade dos arquivos produzidos são atestados através de Certificação Digital ICP-Brasil, gerando confiabilidade aos processos e documentos gerados, onde os mesmos podem ser verificados, após assinados digitalmente, pelo cidadão em tempo real, através de consulta pública, QRCode ou chave de acesso.
- Eliminação do “Ciclo de Papel”.
- Maior eficiência no acesso às informações.
- Otimização e Automação dos Processos.
- Aumento de produtividade.
- Agilidade na circulação de informações.
- Biblioteca de documentos.
- Estatísticas gerenciais e relatórios com indicadores para monitoramentos.
Uma cidade mais tecnológica e empenhada em formar novos profissionais na área.
O prefeito de Pancas Sidiclei Giles de Andrade nesse novo rumo do município e pelos laços que se formaram durante este projeto, está deixando um legado tecnológico de modernização da gestão pública, além disso em conversa com o nosso CEO Estevão Holz foi definido verbalmente a intenção de levar o Instituto de tecnologia e Informática Luiza Holz ITILH para a formação da população local em tecnologia, ampliando o horizonte da população em sua formação profissional.